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致遠協(xié)同(OA)辦公系統A8簡(jiǎn)介

時(shí)間:2015年06月04日 點(diǎn)擊: 【字體:

文章導讀:組織不斷發(fā)展的過(guò)程中,要適應擴張后的環(huán)境、市場(chǎng)、客戶(hù)和社會(huì )的變化,必須不斷地進(jìn)行戰略、管理、業(yè)務(wù)和制度的調整,而這些調整必然要面對組織內控的難度不斷增加、企業(yè)跨地區程度越來(lái)越高、投資控股關(guān)系更多交叉重疊、
組織不斷發(fā)展的過(guò)程中,要適應擴張后的環(huán)境、市場(chǎng)、客戶(hù)和社會(huì )的變化,必須不斷地進(jìn)行戰略、管理、業(yè)務(wù)和制度的調整,而這些調整必然要面對組織內控的難度不斷增加、企業(yè)跨地區程度越來(lái)越高、投資控股關(guān)系更多交叉重疊、治理模式越來(lái)越復雜等一系列管理問(wèn)題。
如何保證大型組織管理的可控性和敏捷性,成為很多致力于加強集團管控的大型組織所面臨的普遍問(wèn)題。具體表現在如下幾方面:戰略執行的挑戰;敏捷管理的挑戰;信息管控和知識創(chuàng )新的挑戰;文化融合的挑戰;
 
  • 致遠A8-m協(xié)同管理軟件特點(diǎn)
致遠協(xié)同(OA)辦公系統A8簡(jiǎn)介
  •  
  • 專(zhuān)為集團化多組織應用設計
  • 首創(chuàng )的多維信息空間(門(mén)戶(hù))
  • 獨有的集團協(xié)作管理中心
  • 支持集團運營(yíng)管控的審批中心
  • 嚴謹規范的集團無(wú)紙化公文流轉
  • 彰顯集團組織文化的輔助工具
  • 一體化的集團知識管理應用
  • 高效率的移動(dòng)協(xié)同應用
  • 支持可持續發(fā)展的系統整合平臺
    • 致遠A8-m協(xié)同管理軟件簡(jiǎn)介
      1. 集團化應用:實(shí)現組織內協(xié)同到跨組織的產(chǎn)業(yè)鏈和組織群協(xié)作的集團管控
致遠協(xié)同(OA)辦公系統A8簡(jiǎn)介
圖2:集團化組織架構
  • 集團化組織架構:支持集團治理結構和管理模式的組織架構,各種應用支持完善的權限控制,提供大組織、多業(yè)態(tài)的組織支撐
  • 各單位獨立運營(yíng)的IT部署:各單位可以獨立實(shí)現完整的組織、行政和業(yè)務(wù)應用,是一套獨立協(xié)同軟件應用模式
  • 跨單位協(xié)同:統一的信息平臺治理結構、制度框架,跨單位的行政、財務(wù)、人力、和業(yè)務(wù)審批,跨單位計劃、任務(wù)下發(fā)和結果上報
  • 公文流轉:集團下多單位的多套公文管理,包含公文下發(fā)、上報和水平發(fā)送的公文交換,完整的簽報系統,完善的公文檔案共享
  • 集團化文檔管理:集團文檔和各單位文檔的自動(dòng)沉淀、積累、共享、發(fā)布和主動(dòng)推送,內部多級文檔的有效利用,成員各單位間文檔管理嚴密,分級管控
  • 公共信息發(fā)布:實(shí)現全集團的新聞公告發(fā)布,人事任免等信息可設置發(fā)布范圍
  • 企業(yè)文化:集團文化的門(mén)戶(hù)展現,口號、色彩、精神、制度差異
  • 多維信息空間:可擴充的多維信息空間,構建組織信息資源管控平臺
致遠協(xié)同(OA)辦公系統A8簡(jiǎn)介
圖3:常見(jiàn)空間及其分類(lèi)
  • 信息管理:提供信息類(lèi)別管理;提供信息權限管理;外部系統信息管理
  • 信息控制:客戶(hù)端信息訂閱自定義功能;主動(dòng)式信息推送功能;集中式信息處理方式;便捷的信息轉發(fā)機制
  • 信息檢索:基于權限管控體系的企業(yè)級全文檢索
  • 協(xié)作管理中心:敏捷組織,快速響應
協(xié)作是組織內最常見(jiàn)的工作行為之一。然而我們現在還是依靠E-Mail、QQ、MSN等工具在溝通,當需要多人協(xié)作處理事情時(shí)信息對稱(chēng)就出現了問(wèn)題;一旦事情推進(jìn)中出現了問(wèn)題,互相推脫、扯皮的現象就出現了。需要一種新的協(xié)作模式來(lái)彌補現有模式下如:請示匯報、任務(wù)下達、信息的互通、團隊協(xié)作、任務(wù)互助、工作協(xié)調等事件處理提高組織工作效率和執行力。
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圖4:書(shū)面授權、協(xié)作交流、流程控制
  • 全程管控:所有協(xié)作信息均被完整記錄,為跨單位和部門(mén)的查詢(xún)和跟蹤提供方便依據,從而減少了推諉、扯皮的出現。
  • 時(shí)時(shí)反饋:及時(shí)提供任務(wù)執行全程各狀態(tài)、變動(dòng)、結果等信息,確保任務(wù)執行全程管控,幫助領(lǐng)導隨時(shí)了解協(xié)作的瓶頸,實(shí)現動(dòng)態(tài)優(yōu)化。
  • 強化結果:解決組織內外溝通、協(xié)調、反饋三大關(guān)鍵點(diǎn),減少過(guò)程信息衰減,提高過(guò)程監控,提升組織整體績(jì)效。
  • 審批管理中心:過(guò)程控制,規范管理
不管是財務(wù)管控還是戰略管控或者營(yíng)運管控的集團企業(yè),審批都是組織中最常見(jiàn)的高頻管控行為。審批管理中心通過(guò)系統中可自定義的電子表單(格式、模板)與圖形化工作流(角色、流程、權限)的組合,通過(guò)遠程電子審批方式,來(lái)滿(mǎn)足組織內各級部門(mén)各式各樣的事務(wù)審批的要求,成為組織各種制度規范落地的展現工具,能充分體現組織規范性、標準化管理的特色。
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圖5:智能表單+制度流程
  • 優(yōu)化流程:審批事務(wù)的持續改進(jìn)過(guò)程也是組織管理流程持續優(yōu)化的過(guò)程,可顯著(zhù)提升組織管理水平。
  • 制度落地:通過(guò)網(wǎng)上審批的剛性執行,實(shí)現“行為約束”和“制度落地”的管理,大大提高組織管理的規范性和可控性。
  • 提高效率:通過(guò)對時(shí)間、空間、地域限制的突破,加速組織審批速度,提升組織的決策反應能力。
  • 公文管理中心
公文是組織在其工作活動(dòng)中普遍使用的一種規范性文書(shū),是組織管理中傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要工具,是組織內外日常辦公不可缺少的重要應用。電子公文管理是指以電子化的方式實(shí)現公文收發(fā)、交換和存檔的管理。集團公文管理支持集團實(shí)現電子公文一體化運轉,支持單一組織內以及多組織間各種形式的電子公文交換,并最終與公文檔案系統無(wú)縫銜接,實(shí)現電子公文的安全保存和管理。
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圖6:公文管理全生命周期
  • 遵循標準:遵循各項國家電子公文管理標準,提供安全有效的電子簽章系統,實(shí)現電子公文形成、交換、處理、歸檔等全過(guò)程的標準化、自動(dòng)化,確保電子公文的合法性、權威性、安全性和有效性。
  • 貼近應用:提供從公文單、審批流程、套紅格式、領(lǐng)導審批界面等全面的自定義設計和人性化的處理策略,方便領(lǐng)導工作。系統特有的電子公文督辦功能,可時(shí)時(shí)監控公文運轉情況,簡(jiǎn)便的異常情況手工調整,在方便進(jìn)行公文督辦管理的同時(shí),顯著(zhù)提高公文的流轉效率。
  • 公文自動(dòng)交換:系統支持分布式部署方式下的公文封發(fā)后的自動(dòng)交換,同時(shí)提供標準化公文交換接口,為異構系統間的電子公文交換提供了基礎保障。
  • 知識管理中心
知識管理是組織信息資源管控的高級階段,是知識的獲取、儲存、學(xué)習、共享、創(chuàng )新的管理控制過(guò)程,是組織管理的重要組成部分,是組織快速提升內部人員生產(chǎn)效率和技能素質(zhì)的有力手段。集團知識管理中心包括:知識采集、知識存儲、知識整理、知識傳播四大部分,有效為組織內個(gè)人、部門(mén)、團隊、單位提供知識信息服務(wù)。
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圖7:組織知識形成過(guò)程
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圖8:知識中心結構
ü   全過(guò)程文檔系統致遠A8文檔系統來(lái)源于工作過(guò)程,包含對工作過(guò)程的全程記錄
ü   多版本復合文檔系統:支持自建、上傳、編輯修改復合文檔,自動(dòng)產(chǎn)生歷史版本,生成版本號,歷史版本可被恢復成當前主版本
ü   分類(lèi)組合查詢(xún):文檔庫可預置由系統文檔屬性和自定義文檔屬性構成的多個(gè)條件進(jìn)行組合查詢(xún)。
ü   企業(yè)全文檢索:支持表單、公文、計劃、工作任務(wù)、人員信息的全文檢索,支持對正文、附件的全文入庫和分詞,查詢(xún)高效
ü   優(yōu)化檢索引擎分類(lèi)檢索引擎,可以將結果按照時(shí)間排序或按相關(guān)度排序;檢索結果可下載、打開(kāi)或定位文件夾
  1. 輔助文化建設中心
信息化作為組織文化建設的輔助手段,是加速、深化、規范組織文化建設的一種行之有效的方法。通過(guò)新聞、公告、討論、調查等手段推動(dòng)組織精神文化建設,通過(guò)協(xié)同和工作流表單實(shí)現組織行為文化建設,通過(guò)網(wǎng)站、企業(yè)識別系統等推動(dòng)組織物質(zhì)文化建設。
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圖9:文化建設地圖
  • 行為文化:通過(guò)制度、行為的雙重約束,形成組織內的精細執行文化。
  • 組織凝聚力:多角度、多方式的信息推送,增強組織的融入感,提升組織凝聚力。
  • 文化特征:通過(guò)長(cháng)期的使用,循序漸進(jìn)導入管理思想,形成組織文化氛圍,樹(shù)立組織文化特征。
  • 傳導文化:借助協(xié)同系統,倡導和傳播組織的理念和價(jià)值觀(guān)。
  • 移動(dòng)應用平臺
基于智能移動(dòng)終端的移動(dòng)應用,全面支持iphone、Android手機客戶(hù)端應用和IPD應用,做到“自由掌控,隨時(shí)隨地,簡(jiǎn)單舒適,時(shí)尚品味”
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圖10:移動(dòng)客戶(hù)端審批及流程展現
  • 高時(shí)效:碎片時(shí)間利用,出差、機場(chǎng)、會(huì )議、家里全天候緊急公文、審批單據和協(xié)同事務(wù)仿真處理,所見(jiàn)即所得,與組織保持實(shí)時(shí)信息同步
  • 重體驗 : 充分利用智能設備優(yōu)勢,從用戶(hù)角度出發(fā)設計,界面友好,觸摸滑屏設計,無(wú)極縮放、流程拖拽,體驗感強
  • 易上手 : 支持蘋(píng)果iOS和Android智能操作系統,軟件基于觸摸屏設計,操作簡(jiǎn)潔易用,無(wú)需培訓,一鍵安裝自動(dòng)升級,零維護設計
  • 強安全 : 采用VPN和HTTPS安全連接,系統分層架構設計,強化安全策略,唯一身份綁定、可利用移動(dòng)設備本地加密 ,即使移動(dòng)設備丟失,也不會(huì )賬號盜用、信息被盜。
  • 整合平臺
將組織現有信息系統和管理數據、業(yè)務(wù)數據等進(jìn)行快速關(guān)聯(lián)整合,從而實(shí)現對集團信息資源和知識共享的過(guò)程。通過(guò)整合使用戶(hù)能夠從統一的通路訪(fǎng)問(wèn)其所需的信息,把分散的信息資源整合在產(chǎn)品化的高度穩定和成熟的統一信息資源管控平臺上,通過(guò)多維信息空間門(mén)戶(hù)科學(xué)地管理、控制、檢索和共享信息,滿(mǎn)足用戶(hù)個(gè)性化擴展應用的需要。
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圖11:系統整合示意圖
  • 數據整合:統一的數據視圖使數據得到有效利用,提升數據利用的深度和范圍,充分發(fā)揮信息資源管控的作用。
  • 流程整合:整合跨單位和組織的核心業(yè)務(wù)流程。通過(guò)整合可以實(shí)現業(yè)務(wù)流程的連續化,保證數據傳遞的快捷、完整、真實(shí)。
  • 界面集成:實(shí)現統一的入口和界面。用戶(hù)只需要登錄一個(gè)系統就可以完成所有的日常應用,有效提高信息系統的效率。
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